Cómo ser organizada
Ser organizada es muy importante para reducir la carga mental, el estrés y la ansiedad que suele generar nuestro día a día y, además, nos ayuda a ser más eficaces y mejorar en nuestro trabajo o nuestra vida privada.
Índice
¿Por qué es importante ser organizada?
Ser organizada es fundamental por varias razones, ya que influye en múltiples aspectos de la vida personal y profesional:
- Aumento de la productividad: al ser organizada, es más fácil priorizar tareas, administrar el tiempo de manera efectiva y completar más tareas en menos tiempo. Esto resulta en un incremento general de la productividad, tanto en el trabajo como en las tareas que tengas que hacer en casa o con la familia.
- Reducción del estrés: la organización ayuda a reducir el estrés, ya que tener un plan claro y un entorno ordenado puede disminuir la sensación de estar abrumado. Sabes exactamente qué se necesita hacer y cuándo, reduciendo la ansiedad y las prisas.
- Mejora de la salud mental: un entorno desordenado puede contribuir a la ansiedad y al estrés. Mantener el espacio físico y mental organizados puede mejorar significativamente el bienestar emocional.
- Mejor toma de decisiones: cuando estás organizada, tienes acceso a la información relevante de manera rápida y fácil, lo que facilita la toma de decisiones informadas y precisas.
- Ahorro de tiempo y recursos: la organización evita la pérdida de tiempo buscando cosas y permite una mejor gestión de los recursos, lo que puede traducirse en ahorros financieros y de tiempo.
- Fomenta la creatividad: un espacio organizado puede estimular la creatividad, ya que un entorno limpio y ordenado facilita el flujo de ideas y la concentración.
- Cumplimiento de plazos: mantener un registro organizado de las fechas y plazos ayuda a cumplir con las responsabilidades a tiempo, evitando retrasos y los problemas que estos pueden causar.
- Imagen profesional positiva: ser organizada proyecta una imagen de profesionalismo y competencia, lo cual puede ser beneficioso en el entorno laboral y en las relaciones personales, ayudándonos a ascender, conseguir un nuevo trabajo, etc.
- Mayor control y responsabilidad: la organización permite tener un mejor control sobre las actividades y responsabilidades, facilitando el seguimiento y la evaluación del progreso.
- Equilibrio entre vida personal y profesional: al organizar bien tus actividades, puedes mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, asegurando tiempo para el descanso y el disfrute.
En resumen, la organización es clave para mejorar la eficiencia, reducir el estrés y mantener un equilibrio saludable en todas las áreas de la vida, por lo que, si no eres nada organizada, debes prestar especial atención a estos consejos para ordenar tu vida en todos los aspectos y disfrutar más de ella.
10 consejos para ser más organizada
1- Organiza tu espacio: lo primero para ser más organizado es tener un despecho y una casa ordenados y organizados. Si tienes todo revuelto, lleno de papeles, objetos y desordenado, no solo aumentará tu caos mental, sino que será imposible encontrar nada cuando lo necesites y perderás mucho tiempo en ello. Un escritorio ordenado facilita la concentración y la productividad. Guarda documentos importantes en carpetas y etiquétalas claramente.
2- Prioriza lo importante: solemos acumular cosas y tareas, por lo que es esencial hacer una lista de prioridades y organizar nuestro tiempo y nuestras tareas en función de aquello que es más relevante. Clasifica tus tareas diarias según su importancia y urgencia. Y saber deshacernos o ignorar todo aquello que no es necesario.
3- Haz listas de tareas: mantén una lista de tareas para el día y la semana. Esto te permitirá ver qué necesitas hacer y planificar mejor tu tiempo. Si una tarea parece abrumadora, divídela en partes más pequeñas y manejables.
4- Utiliza herramientas de organización: puedes usar un calendario físico o digital para programar tus actividades y citas. Google Calendar y Outlook son excelentes opciones. Aplicaciones como Todoist, Trello o Asana pueden ayudarte a gestionar tus proyectos y tareas de manera más eficiente.
5- Aprende a decir “no”: aprende a decir “no” a tareas o compromisos que no sean esenciales o que puedan sobrecargarte. Si es posible, delega tareas a otras personas para reducir tu carga de trabajo, tanto en el trabajo como en casa.
6- Planifica con anticipación: dedica unos minutos cada noche para planificar el día siguiente, incluyendo las tareas prioritarias y los tiempos específicos para realizarlas. Planifica a más largo plazo para tener una visión clara de tus proyectos y compromisos.
7- Aplica el método GTD (Getting Things Done): desarrollado por David Allen, es un sistema de productividad personal diseñado para ayudar a las personas a gestionar sus tareas y proyectos de manera eficiente. Este método consta de 5 etapas: la recopilación, el procesamiento, la organización, la evaluación y acción de tus tareas.
- Recopila todo: anota todas las tareas, ideas, proyectos y recordatorios que surgen en tu mente. Utiliza una libreta, una aplicación digital, o cualquier medio que te permita registrar todo de manera confiable. Utiliza una o varias "cajas de entrada" para recopilar toda esta información. Esto puede ser una bandeja física, una aplicación de notas, o un servicio de correo electrónico.
- Procesa: decide qué hacer con cada elemento. Revisa cada elemento de tu caja de entrada y decide la siguiente acción que debes tomar. Si la acción puede hacerse en dos minutos o menos, hazla de inmediato. Si no puedes hacer la tarea inmediatamente, decide si la vas a delegar a otra persona o diferir para más tarde. Si el elemento no requiere ninguna acción pero es útil para referencia futura, archívalo.
- Organiza: organiza las tareas pendientes en listas y categorías apropiadas, como "Proyectos", "Acciones siguientes", "En espera" y "Algún día/Tal vez". Agrupa las tareas por contexto, como "Oficina", "Casa", "Teléfono", "Ordenador". Esto te permite abordar tareas similares de una vez cuando estés en el contexto adecuado.
- Evalúa: realiza revisiones diarias y semanales de tus listas y proyectos. Esto te ayuda a mantenerte al tanto de tus compromisos y a ajustar tus planes según sea necesario. Dedica tiempo cada semana para revisar todas tus listas y proyectos, asegurándote de que todo esté actualizado y de que no haya tareas pendientes que se hayan pasado por alto.
- Acción: con la claridad obtenida a través de los pasos anteriores, ejecuta las tareas más importantes de manera eficiente. Enfócate en las acciones que has decidido tomar.
8- Crea una rutina: las rutinas nos ayudan a hacer las cosas más rápido y no perder tiempo en pensar qué toca hacer después. Para ello puedes usar la técnica Pomodoro, un método de gestión del tiempo que ayuda a mejorar la productividad mediante la división del trabajo en intervalos cortos y enfocados, separados por breves descansos.
9- No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy: la procrastinación fomenta la desorganización. Si tienes que hacer algo, hazlo ya mismo. Destierra la pereza y aprovecha bien tu tiempo.
10- Recompensa tus esfuerzos: crea y disfruta de incentivos que te ayuden a mantenerte enfocada y centrada en ser organizada y eficaz. Eso te ayudará a no caer de nuevo en la desorganización.
