Técnicas para planificar y organizar tu trabajo

Índice

• Insatisfacción laboral
• Consejos para aprovechar mejor tu tiempo

Insatisfacción laboral

Seguramente habrás escuchado a alguien en tu oficina decir “no me da tiempo” o “no doy abasto” e incluso tú mismo te puedes quejar de que no puedes desempeñar de manera eficiente todas las funciones y tareas que te han asignado. Estas situaciones desgraciadamente afectan a tu productividad, dando lugar a un clima de organización que deja mucho que desear.

Estas condiciones pueden aparecer si se tiene un jefe insistente, las reuniones se alargan más de la cuenta, hay demasiado trabajo, el clima en el trabajo es demasiado ruidoso, pierdes demasiado tiempo on-line, interrupciones, etc. La peor consecuencia es que tus niveles de energía y concentración bajen durante la jornada y, por lo tanto, te generen cierta insatisfacción con tu trabajo y estrés.

Si lo piensas bien, una jornada laboral normal son 8 horas, es decir, muchísimo tiempo, por lo que, si te organizas bien, puedes aprovechar mejor el tiempo y ser mucho más eficaz en menos, aumentando tu productividad. 

Consejos para aprovechar mejor tu tiempo

Para aprovecharlo al máximo existen muchos trucos y pequeños gestos que te hará mejorar notablemente en la oficina. Aquí van unos cuantos:

1. Lo más importante que debes hacer nada más llega es concentrarte en tu trabajo y distribuirte las tareas según lo que tengas que hacer en el día: entrega de documentos, preparar una reunión o asistir a un evento.

2. Echa un vistazo a tu email cada hora por si hubiera algún asunto urgente.

3. Una vez que tengas claro todo lo que tienes que hacer, elabora una lista para empezar por los temas claves y prioritarios. Puedes hacerlo rápidamente en un pajel u hoja de Excel que muestren las tareas simples y las que son más prioritarias. Para ello, es necesario saber diferenciar entre las tareas urgentes (las que hay que hacer inmediatamente), las importantes (deben hacerse con premura, pero no tanta), y no importantes (pueden esperar).

4. Establece una rutina con la prioridad de las tareas para gestionar bien tu tiempo y saber cómo organizarte y cuánto debes dedicar a cada tarea para que tengas tiempo de realizar todo e incluso adelantar. Un consejo es empezar por labores rutinarias como enviar y responder mails o realizar llamadas para luego centrarte en la gestión de proyectos importantes sin interrupciones.

5. No pospongas las tareas repetitivas o más aburridas, ya que pueden acumularse y que luego sea más complicado realizarlas todas. Ve haciendo cada día un poco de ellas.

6. No seas multitasking, ya que realizar varias tareas a la vez evita que nuestro cerebro se centre en lo importante y puede que tardemos más o que cometamos errores que nos harán perder más tiempo. Empieza con una tarea y no pases a otra hasta que acabes esa. De esta manera ahorras tiempo de incidencias y te aseguras de no dejar nada a medias.

7. Ordena tu escritorio para que tu mente no se distraiga de forma inconsciente con el desorden.

8. No te distraigas con compañeros de trabajo ni hagas pequeños descansos de forma constante. Aprovecha esos momentos durante la comida o cuando vayas a salir de trabajar.

9. En los momentos que te encuentres sobrecargada aprende a decir que no. Muchas veces el problema de tiempo se debe a que tienes demasiado trabajo que atender. Sé consciente de tus capacidades y no tiendas a estresarte.

10. Si tienes un equipo, aprende a delegar y a pedir ayuda para que el trabajo en equipo funcione mejor y sea más eficaz.

11. Olvídate del móvil, las redes sociales, el chat, el correo electrónico personal… céntrate en el trabajo.

12. Si tu empresa te permite tener un horario flexible, adapta tu jornada laboral teniendo en cuenta las horas en las que más rindes. Es decir, si eres más productivo por las mañanas, entra siempre una hora antes y si es el caso contrario, márchate una hora después que todos.

13. Si te desconcentra o molesta el ruido de tu oficina, prueba a escuchar música relajante o el famoso generador de ruido blanco.