¿Eres incapaz de delegar? Aprende cómo conseguirlo

Índice

• ¿Por qué existe tanto miedo a delegar?
• Delegación vs Asignación
• Cómo delegar trabajo de manera efectiva

Además, saber cuándo y cómo delegar el trabajo reducirá tu carga de trabajo, lo que mejorará tu bienestar y aumentará tu satisfacción laboral. Desafortunadamente, muchos líderes no están seguros de cómo delegar adecuadamente o dudan en hacerlo.

No tengas dudas, un líder eficaz sabe cómo delegar. Cuando delegas parte de tu trabajo, liberas tu tiempo y te vuelvas más productivo, pudiendo dedicar tu tiempo a otras tareas. La delegación efectiva también promueve la productividad dentro de un equipo aprovechando las habilidades existentes de sus miembros y permitiéndoles desarrollar nuevos conocimientos y competencias. El resultado es un equipo más flexible que puede compartir roles cuando surge la necesidad.

Delegar, además, promueve una atmósfera de confianza. Tu equipo entiende que confías en ellos, lo que mejorará su productividad, su satisfacción y el ambiente laboral.

Pero no te equivoques, delegar no consiste en ladrar ordenes para que los demás las cumplan al momento, sino en dejar que otros se encarguen de ciertas partes de un trabajo, maximizando de esta manera la productividad, los recursos y los beneficios.

¿Por qué existe tanto miedo a delegar?

Las razones pueden ser diversas:

- Miedo a que alguien se aproveche de nuestro trabajo y ascienda por encima de nosotros.

- Falta de confianza en el equipo y en que puedan asumir más responsabilidades.

- Pensar que el personal ya está sobrecargado de trabajo.

- Creer que es más rápido y sencillo hacer las cosas uno mismo.

- No querer dejar de lado tareas de las que se disfruta.

- Pensar que nuestro jefe crea que no somos capaces de hacer nuestro trabajo si tenemos que delegar en otras personas.

Delegación vs Asignación

La mayoría de las personas piensa que la delegación y la asignación son sinónimos, pero hay muchas diferencias entre ambos términos.

Cuando asignas una tarea, simplemente estás instruyendo a un subordinado para llevar a cabo una acción específica. Le dices qué hacer, y lo hace, es así de simple. Pero delegar implica transferir parte de tu propio trabajo a otra persona. No solo le das un conjunto de instrucciones, sino que también le exiges que sea capaz de tomar decisiones y rendir cuentas por los resultados.

Cómo delegar trabajo de manera efectiva

Si después de todo lo dicho te has convencido de que delegar es bueno y quieres empezar a hacerlo con tu propio equipo, sigue estos pasos:

1. Aprende cuándo delegar

Para expertos en habilidades directivas como Michael Hyatt, existen cinco niveles de delegación que ofrecen a los trabajadores diferentes grados de responsabilidad, y debemos aprender cuándo debemos utilizar uno u otro.

Nivel 1: Haz lo que te pido. Es el nivel más bajo, que en realidad sería asignar una tarea, no delegar.

Nivel 2: Investigar y reportar. En este caso le pides que investigue sobre un tema y después te indique las opciones que ha descubierto, aunque la decisión final la tomarás tú.

Nivel 3: Investigar y recomendar. En este caso, a la hora de reportar lo que ha descubierto, le pides también que te diga qué opción ve él mejor.

Nivel 4: Decidir y reportar. Aquí le otorgas a esa persona la capacidad de decidir él por su cuenta y después pasar un informe de resultados.

Nivel 5: Decidir y no reportar. Confías tanto en el criterio de esa persona que solo necesitas los resultados finales y no te preocupas de las acciones y decisiones intermedias.

El nivel más bajo de delegación ofrece pocas oportunidades para que los empleados prueben nuevos enfoques. La forma más poderosa de delegación permite ceder la mayor parte de tu control sobre el proyecto al empleado.

Saber cómo delegar y a quién en cada momento garantizará el resultado final. Para ello, puedes formularte las siguientes preguntas antes de delegar:

¿Tienes que estar tú al cargo de esta tarea, o alguien más puede lograrlo?

¿Requiere esto de toda tu atención?

¿Este trabajo ayudará a un empleado a desarrollar sus habilidades?

¿Tienes tiempo para enseñarle a alguien cómo hacer este trabajo?

2. Identifica a la mejor persona para el trabajo

Tienes que pasar el testigo al miembro correcto del equipo para que todo funcione. Tu objetivo es crear una situación en la que tanto tú, como la empresa y el empleado tengan una experiencia positiva.

Piensa en las habilidades de los miembros del equipo, su disposición a aprender y sus estilos e intereses de trabajo, así como si serán capaces de llevar a cabo el trabajo de manera más efectiva.

Los trabajadores inexpertos pueden necesitar más orientación que los veteranos. Si no tienes tiempo de formarle para que lo pueda hacer con éxito, no es justo delegar en él.

También debes tener en cuenta cuán ocupados están tus empleados. Seguro que lo último que quieres hacer es abrumar a alguien al darle demasiadas responsabilidades.

3. Obtener el sí del elegido

Después de que hayas encontrado a la persona perfecta para el trabajo, aún tienes que hacer que asuma la nueva responsabilidad. Hazle saber por qué lo elegiste para el trabajo. Cuando le demuestras a otros que apoyas su crecimiento, se construye una cultura de confianza. Los empleados que ven las tareas delegadas como oportunidades tienen más probabilidades de tener éxito.

Si trabajas con empleados menos expertos, exprésales tu disposición a darles apoyo y retroalimentación continuos. Para empleados experimentados, ten sus pensamientos y experiencias en cuenta.

4. Sé claro y específico sobre el trabajo

Es fundamental explicarles a los empleados por qué el proyecto es necesario, qué esperas de ellos y cuándo se debe entregar. Si saben lo que se espera de ellos, será más probable que cumplan con sus tareas.

Establecer expectativas claras ayuda a planificar cómo llevar a cabo la tarea. Configura los hitos del proyecto para que puedas verificar el progreso sin necesidad de microgestión. Si tu empleado tiene problemas para cumplir un hito, todavía tiene tiempo para corregir el rumbo antes de que acabe el tiempo.

5. Apoya a tus empleados

Para obtener los mejores resultados, tus subordinados necesitan recursos y tu apoyo. Ofréceles todos los recursos necesarios, el tiempo imprescindible para hacerse con las nuevas tareas y tu ayuda.

A veces los empleados necesitan ayuda para ver lo que están haciendo bien y cómo pueden mejorar. El feedback es una parte esencial de la delegación. Esta es también una buena forma de supervisar las tareas delegadas. Aunque estés haciendo un seguimiento del progreso de las tareas, no estarás microgestionando a los empleados.

A lo largo del proyecto, pregunta periódicamente a tus empleados si necesitan ayuda o aclaraciones. Deja claro que confías en que hagan el trabajo, y que solo deseas crear un espacio para que puedan hacer preguntas y ofrecer comentarios.

6. Demuestra tu aprecio

Durante los controles periódicos, reconoce los avances. El Principio de Progreso establece cuán importante es celebrar pequeñas ganancias para mantener a los empleados motivados. Así, los trabajadores serán más efectivos y dedicados si saben que valoras sus esfuerzos.